Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Projecta-konsernin henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu 24.5.2018. Viimeisin muutos 14.4.2023.

1. Rekisterinpitäjä

Projecta Oy
Osoite: Lukkosepänkatu 14, 20320 Turku
Puhelin: 020 771 30
E-mail: info@projecta.fi
Y-tunnus: 2369490-6

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Linda Aaltonen: työntekijä- ja asiakastiedot (nimi- ja sähköpostitiedot)
+358 50 323 5452
linda.aaltonen@projecta.fi

Teija Ahola (markkinoiin liittyvät asiakastiedot)

3. Rekisterin nimi

Työntekijä-, asiakas- ja markkinointirekisterit.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena sekä
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on sopimusvelvoitteiden täyttäminen, yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito ja markkinointi.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä ylläpidetään Projectan asiakas- sekä potentiaalisten asiakasyritysten ja julkisten organisaatioiden nimitiedot, y-tunnukset, yhteystiedot (käynti- ja postiosoitteet, puhelin, sähköposti, www-osoite) sekä taustatiedot (mm. toimiala, henkilökuntaluokat, liikevaihtoluokka ja it-struktuuritiedot).

Lisäksi rekisterissä ylläpidetään Projectan toiminnan kannalta tärkeiden organisaatioissa työskentelevien päättäjien nimet, tittelit sekä operatiiviset ja hankinnalliset vastuualueet (ts. asemavaltuutus). Keräämme tietoa myös asiakaskohtaamisissa ja tallennamme tätä tietoa asiakashallinnan rekisteriimme.

Sopimuksiin liittyen rekisterissä ylläpidetään tiedot asiakkaan tilatuista tuotteista ja palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin tuotteisiin ja palveluihin liittyvät tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Projecta hyödyntää organisaatioiden perustietojen päivityksessä ulkoisia tietolähteitä, joista ne päivittyvät säännöllisesti rekisteriin. Henkilötiedot päivittyvät myös pääosin samalla menetelmällä. Lisäksi Projecta huolehtii markkinointirekisterin organisaatio- ja henkilötietojen ajantasaisuudesta myyntihenkilöstön yhteydenottojen yhteydessä mahdollisimman virheettömän tiedon takaamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään yrityksen CRM-järjestelmässä, joka on Navision Dynamics, sekä  HubSpot (markkinoinnin, myynnin ja asiakaspalvelun automaatioalusta).

 7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle . Yritys käyttää Google Ads ja Google Analytics palveluja. Yrityksen verkkokauppaan tallentuu asiakkaiden yhteystiedot. Verkkokauppa on toteutettu Magento-alustalle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”).
Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Evästeiden käyttö

Käytämme evästeitä (cookies) verkkoliikenteen seuraamiseen ja verkkovierailijoiden tunnistamiseen ja palvelumme kehittämiseen asiakaskokemuksen parantamiseksi. Jokaisella on mahdollisuus sivuillemme saapuessaan valita, asennetaanko evästeet vierailun yhteydessä selaimeen vai ei.